Uw privacy binnen ons bedrijf
1. Alles onder één dak!
Wie is EasyAccounts Dienstverlening Vof?
Onder de naam EasyAccounts Dienstverlening Vof (welke telkens wordt benoemd) vallen de volgende verbonden handelsnamen:
- Huwae Design
- Gastouderbureau Roodkapje Meerhoven
- Biebi Planbord
2. Bescherming van uw persoonsgegevens
Wettelijk kader
Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat EasyAccounts Dienstverlening Vof zorgvuldig met hun gegevens omgaat. EasyAccounts Dienstverlening Vof volgt een privacy beleid dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacy beleid van EasyAccounts Dienstverlening Vof wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
Beginselen verwerking
EasyAccounts Dienstverlening Vof volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:
- Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. EasyAccounts Dienstverlening Vof gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens
om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
- Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door EasyAccounts Dienstverlening Vof uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of
de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
- Niet meer of langer dan noodzakelijk: EasyAccounts Dienstverlening Vof verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als
gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
- Juist, actueel en vertrouwelijk: EasyAccounts Dienstverlening Vof zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn.
Medewerkers van EasyAccounts Dienstverlening Vof en toeleveranciers van EasyAccounts Dienstverlening Vof zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
- Passende technische en organisatorische beveiliging: EasyAccounts Dienstverlening Vof heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of
onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.
3. Welke persoonsgegevens gebruikt EasyAccounts Dienstverlening Vof
EasyAccounts Dienstverlening Vof gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, verklaringen omtrent gedrag, kopieën diploma’s en bankrekeningnummers. Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat EasyAccounts Dienstverlening Vof deze gegevens bij u opvraagt.
Sluit u een dienstverleningsovereenkomst met EasyAccounts Dienstverlening Vof, dan wordt u pér (soort) dienst inzage gegeven in de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden.
Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en registratie gastouderopvang en de salarisadministratie is EasyAccounts Dienstverlening Vof vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Voor aanvragen registratie LRK-register, verplicht EasyAccounts Dienstverlening Vof uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren en door te sturen naar de gemeente waar de LRK-registratie moet worden aangevraagd.
Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken, het aangaan van arbeidsovereenkomsten, het versturen van nieuwsbrieven, overeenkomsten voor bemiddeling van gastouderopvang, het voeren van procedures ten opzichte van belastingdienst, gemeente en/of GGD, vormt de kern van de dienstverlening van EasyAccounts Dienstverlening Vof. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
4. Waarom gebruikt EasyAccounts Dienstverlening Vof persoonsgegevens (doelen)
Zoals elke organisatie heeft EasyAccounts Dienstverlening Vof persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die EasyAccounts Dienstverlening Vof aan haar klanten levert.
De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. EasyAccounts Dienstverlening Vof gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor EasyAccounts Dienstverlening Vof persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.
De grondslag op basis waarvan EasyAccounts Dienstverlening Vof vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die EasyAccounts Dienstverlening Vof voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met eventueel haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, aanvragen registraties bij Gemeenten-GGD ’s en bemiddeling gastouders zijn nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.
De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en LRK-registratie, bemiddeling gastouderopvang hebben de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is de accountant in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de WWFT.
5. Dienstverlening door derden
EasyAccounts Dienstverlening Vof schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.
De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van EasyAccounts Dienstverlening Vof. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een overeenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.
6. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
7. Bewaartermijn
EasyAccounts Dienstverlening Vof bewaart persoonsgegevens minimaal 7 jaar ter voldoening aan de fiscale bewaarplicht. Na 7 jaar worden persoonsgegevens op verzoek vernietigd. In alle gevallen worden na 15 jaar de persoonsgegevens vernietigd.
8. Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door EasyAccounts Dienstverlening Vof nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij jaaropgaven lonen en kinderopvang, of controle bij de kinder-gastouderopvang door de GGD of door organisaties met een wettelijke opsporingsbevoegdheid zoals de Belastingdienst, de FIOD of de AFM.
Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door EasyAccounts Dienstverlening Vof uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven. Het heeft onze voorkeur dat u deze documenten zelf naar deze derde partijen doorstuurt.
9. Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.
Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen komt voor betrokkenen gedetailleerde informatie via het klantportaal ‘Mijn EasyAccounts Dienstverlening Vof’ beschikbaar.
Inzage
Als u denkt dat EasyAccounts Dienstverlening Vof persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. EasyAccounts Dienstverlening Vof geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.
Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die EasyAccounts Dienstverlening Vof van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u EasyAccounts Dienstverlening Vof vragen uw gegevens te wissen. EasyAccounts Dienstverlening Vof zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. EasyAccounts Dienstverlening Vof zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.
Beperking en bezwaar
U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en EasyAccounts Dienstverlening Vof te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal EasyAccounts Dienstverlening Vof uw verzoek honoreren. EasyAccounts Dienstverlening Vof zal haar besluit aan u melden.
Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Zie punt 10 hieronder voor de contactgegevens. Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.
10. Beveiliging
EasyAccounts Dienstverlening Vof doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als EasyAccounts Dienstverlening Vof ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
Alle medewerkers van EasyAccounts Dienstverlening Vof hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.
11. Inbreuk op de beveiliging
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Bij de directie van EasyAccounts Dienstverlening kunnen de medewerker(s) en leveranciers eventuele incidenten melden van een mogelijk datalek.
De directie pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en EasyAccounts Dienstverlening Vof te voorkomen.
Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
12. Vragen – klachten
Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop EasyAccounts Dienstverlening Vof met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij de directie van EasyAccounts Dienstverlening Vof. Dat geldt ook als u klachten heeft. EasyAccounts Dienstverlening Vof zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.
Contactadres:
EasyAccounts Dienstverlening Vof
t.a.v. de directie
Zandkrab 18
658 AD Eindhoven
privacy@easyaccounts.